Automatización de Negocios de Venta usando el

“SGCStore”

OBJETIVO

Lo que se busca con la solución que se ofrece, es lograr un control automatizado del negocio, para lo que se hace necesario:

1.    Implantación de la Red Local de Datos, a los fines de interconectar los diferentes computadores que conformaran la infraestructura computacional de ese negocio de ventas.

2.     La adquisición e instalación del equipamiento necesario apara lograr la automatización básica del negocio, a saber:

a.    Un Servidor de Aplicaciones (computador), el cual será instalado en la oficina del negocio, recomendable con una impresora Láser, para la impresión de reportes consolidados y etiquetas autoadhesivas en caso de que se requieran.

b.    Computadores para las Cajas, lo cual dependerá del número de cajeros.

c.    Las Gavetas de Dinero para las cajas y los lectores ópticos para códigos de barra.

3.    Las impresoras fiscales o en su defecto las impresoras que se decidan.

4.    Un Visor Fiscal por negocio, para uso del SENIAT al momento de la fiscalización.

5.    Balanzas electrónicas, si el negocio así lo requiere, para el despacho en las secciones de Charcutería, Carnicería y/o Pescadería, así como también, a nivel de las cajas para el pesado de verduras, frutas, legumbres, etc., directamente en las cajas.

6.    La implantación del Sistema SGCStore Este Sistema lo componen los siguientes módulos, a saber:

a.    Administrativo, el cual permite la carga de información relacionada con la organización del establecimiento: secciones, sub-secciones, marcas, equipos, vendedores, etc.; así como productos (inventario), precios, existencias, etc.

b.    Caja,  que permite controlar todo el proceso de venta de productos.

El Sistema SGCStore, facilita la operatividad y el control general de un negocio de ventas con características como el de Frutería.

7.    Opcionalmente, también se pueden instalar/adquirir equipos para seguridad, como vigilancia y control de acceso.

8.    Recomendamos la instalación del INTERNET, a través de una Banda Ancha, a los fines de poder recibir soporte de nuestra empresa, de manera remota.

ALCANCE

Dependiendo, del perfil o tipo de negocio, se requerirá de una u otra infraestructura básica, que de manera general, describimos a continuación: 

Infraestructura del Cableado Estructurado

A los fines de lograr la interconexión entre los computadores (Servidor y cajas), cuando se dispone de más de una Caja en el negocio y/o, balanzas electrónicas en las secciones de Charcutería, Carnicería y/o Pescadería, es necesario efectuar el trabajo de cableado estructurado para la interconexión de los computadores, entre sí, y con las balanzas, lo que requiere la adquisición de cable, conectores, suiches, canaletas, etc.

Infraestructura de Equipamiento computarizado

Se hace también necesario adquirir un conjunto de equipos de computación (micros para las Cajeros y en el caso de haber varias Cajas, es recomendable adquirir un computador más que haga de Servidor del negocio)  con sus respectivos periféricos que servirán de base para automatizar todo el ambiente del Negocio de Ventas.

Los equipos periféricos que se podrían requerir, serían los que a continuación detallamos:

·         Servidor: Impresora Láser.

·         Servidor de balanzas: Cuando se poseen balanzas en las secciones de Charcutería, Carnicería y/o Pescadería.

·         Cajas: Lectores ópticos para códigos de barra, balanzas electrónicas para el peso de víveres, legumbres, hortalizas, frutas, verduras, etc., impresoras fiscales, impresoras para estados de cuenta (Restaurantes), display para mostrar a los clientes el subtotal de la cuenta al momento, etc.

Imagen ilustrativa de los posibles periféricos según el tipo de equipo

Impresoras Fiscales

Para la generación de facturas desde las cajas, también se hace imprescindible, adquirir e instalar impresoras que den esa facilidad y estén en línea con lo requerido u obligante por el SENIAT.

Los equipos que más se amoldan a esos requerimientos del SENIAT son las impresoras fiscales, ya que las mismas son controladas y auditadas directamente por el SENIAT.

Estas impresoras serán obligatorias a partir del mes de septiembre/2007, sin embargo en estos momentos se pudiera trabajar con impresoras de ticket y rollos fiscales.

Por cada negocio, donde la facturación se emita a través de impresoras fiscales, es requerido un (1) Visor Fiscal, que será utilizado por los fiscalizadores del SENIAT al momento de una auditoria.

Balanzas 

Aquí se pueden ofrecer varias soluciones, como serían:

Balanzas conectadas directamente a la Caja y que se usarían para realizar el peso, al momento que el cliente llega con el producto a la caja, tales como frutas, verduras, legumbres, hortalizas, etc., que depende de su peso para el cobro, y que lo hace directamente el Cajero, quién procede a efectuar el peso, e indicar el producto al que corresponde para que el sistema calcule el monto a cancelar por el cliente.

 
Balanzas para el área de Charcutería, Carnicería y/o Pescadería, son dos modelos, para que se seleccione el que mejor que se adapte a sus necesidades, la de mostrador o la colgante.

Sistema SGCStore

Como comentamos en el Objetivo, el Sistema SGCStore, facilita la operatividad y el control general de un negocio de ventas cualquiera que sea su perfil y en líneas generales, ello es posible ya que:

Funcionalidad Administrativa:

• Registro de toda la información relativa a los productos; es decir, Código de Barra, Descripciones (Corta y Larga), Código interno (PLU), Sección, Sub-sección y marcas a las que pertenece el producto.
• Registro de las Secciones, Sub-secciones y Marcas, mediante las cuales se organiza el inventario de los productos dentro del establecimiento.
• Registro de los Vendedores mediante códigos únicos, lo que permite la totalización de ventas, asignación a diferentes secciones y obtención de estadísticas de rendimiento.
• Registro de Usuarios, a los cuales se les autorizará la interacción con el sistema, considerando los roles específicos de cada uno; es decir, administradores, cajeros, vendedores, etc.
• Búsqueda de productos, tanto en forma general como particular, bien sea por::

o   Por Nombre

o   Por Sección, sub-sección y/o familia.

o   Por PLU

o   Por Código de Barra

• Cambio de precio a los productos bajo dos modalidades:
  • Individual; es decir, un producto en particular.
  • General; es decir, productos seleccionados bajo un criterio específico. Por ejemplo, los pertenecientes a una sección, sub-sección y marca en particular.
• Registro de aumento o disminución del precio de los productos, bien sea en forma relativa (valor a ser sumado o restado al precio); absoluto (valor que sustituye el precio actual); por porcentaje (porcentaje en el cual se aumenta o disminuye el precio actual).
• Control de todo el Inventario, con la posibilidad de dar alertas cuando así se le indique.
• Actualización del servidor de balanzas (SC10), a partir de la información existente en la base de datos del SGCStore, a los efectos de reflejar en las balanzas los productos que han sido seleccionados para enviar a las mismas, las secciones, sub-secciones y marcas a las que pertenecen, las vendedores o despachadores de cada sección y los equipos o balanzas que existen definidos en el sistema.
• Modificación, en cualquier momento del día, de los precios de los productos y su sincronización con las balanzas. Ya que el módulo administrativo está desarrollado bajo un ambiente WEB, toda la administración y cambio de precios, de aquellos productos que no correspondan a Charcutería, Carnicería y/o Pescadería, podrán ser actualizados de forma remota.
• Soporte Remoto vía Internet (ambiente WEB) para el caso de atención y solución problemas que ameriten la intervención inmediata de alguno de nuestros especialistas.
• Emisión de reportes administrativos que reflejen la actividad del día.
• Reimpresión de reportes de cualquier fecha, en razón a que el sistema almacena información histórica que le permite esta funcionalidad.
• Utilización inmediata de la información contenida en el Sistema en Producción Actual (si existiera) con base en una interfase especialmente diseñada para la extracción de dicha información
• Actualmente se están realizando las pruebas para poder ofrecer a nuestros clientes una nueva versión del módulo administrativo, en el cual se agrega la siguiente funcionalidad:
  • Definición de las diferentes presentaciones para la venta de los productos.
  • Definición de productos compuestos por otros productos dentro del mismo inventario.
  • Definición de tipos de cliente.
  • Definición de listas de precio por tipo de cliente y presentación de productos.
  • Control de cuentas por pagar y registro de pagos/abonos realizados por factura.
  • Control de cuentas por cobrar a clientes que se encuentren en la categoría de ventas a crédito.
• Próximamente se integrará con un módulo contable que permita manejar toda la información administrativa del negocio y emita los reportes consolidados para el contable.

A nivel de la Caja, su funcionalidad se facilita por:

1. Operación intuitiva de las funciones de la caja, a través de teclas de función.
2. Seguridad de acceso a las cajas con el fin de evitar la operación no autorizada.
3. Funcionamiento autónomo de la caja, sin dependencia directa del servidor, con lo cual se garantiza la atención a los clientes, aún y cuando, el equipo principal no se encuentre conectado o presente alguna falla que impida la comunicación de los equipos. Cabe destacar que en estos casos de contingencia, no se podrán realizar cambios de precio a los productos y las cajas funcionarán con los últimos precios de productos actualizados.
4. Actualización inmediata de los precios cuando se efectúan cambios en los mismos,  a través del módulo de administración.
5. Identificación de productos en forma automática (lectura de código de barras mediante scanner) o manual (introducción en pantalla del PLU o código numérico).
6. Ubicación de los productos por nombre.
7. Eliminación de productos facturados mediante claves de seguridad.
8. Muestra en pantalla del código del producto, descripción, cantidad, precio base, monto de iva y totales.
9. Consulta de precios sin alterar el registro de compra.
10. Lectura automática de los tickets generados por las balanzas electrónicas de las secciones de Charcutería, Carnicería y/o Pescadería, en la atención directa al público, así como de los productos pre-empacados.
11. Entrada alternativa de tickets mediante el uso de códigos numéricos para los casos en los cuales la etiqueta se encuentre dañada y el scanner no pueda leerla.
12. Procesamiento de diferentes instrumentos de pago: efectivo, tarjetas de débito y crédito, cheques, cesta tickets, en forma individual y combinada.
13. Registro de Cortes de Caja, en cualquier momento del día, con el objeto de disminuir el efectivo en la gaveta y poder enviar a la caja fuerte volúmenes de dinero y efectos comerciales que pudiesen ser susceptibles a robo.
14. Desglose de Efectivo con base en la denominación de billetes y monedas de curso legal.
15. Emisión de facturas a través de impresoras fiscales autorizadas por el SENIAT.
16. Anulación de facturas, con lo cual se realiza la generación de notas de crédito en forma automática.
17. Emisión de facturas personalizadas, con impresión del nombre del cliente, cédula de identidad o RIF.
18. Emisión de reportes de caja; tales como, Totales Recaudación por Instrumento; Listado de Cheques; Listado de Tarjetas de Crédito; Listado de Tarjetas de Débito; Cortes de Caja; Recaudado vs. Entregado; Cierre de caja.
19. Emisión de reportes fiscales: Reporte Z.
20. Actualmente se están realizando las pruebas necesarias para incorporar la siguiente funcionalidad:
    1. Registro de retiros en efectivo de las cajas, incluyendo el motivo del retiro.
    2. Manejo de diferentes precios en base a la presentación del producto.

Instalación general

Para llevar a cabo este proyecto en cualquier negocio de ventas, los pasos a seguir de manera general, serían los que siguen:

1. Instalación del Cableado Estructurado y definición de la Red Local de Datos para el ambiente de micro-computación.
2. Instalación y configuración del ambiente de micro-computación (Clientes y Servidor).
3. Instalación e incorporación de las impresoras, lector óptico, gaveta de dinero en las cajas.
4. Instalación, configuración e incorporación del servidor de balanzas, así como de las balanzas en las secciones de Charcutería, Carnicería y/o Pescadería, al ambiente de Red.
5. Instalación, configuración e incorporación de balanzas para peso al momento de cobro, a las Cajas dependiendo de su función.
6. Implantación del Sistema para automatizar el negocio “SGCStore”:

·          Instalación del módulo de Caja en una de la cajas existentes.

·         Instalación del módulo Administrativo en el Servidor Principal.

·         Creación de los productos existentes y sincronización con las balanzas.

·         Puesta en producción del módulo de caja y sincronización con el servidor.

·         Validación y certificación de la funcionalidad de esas cajas.

·         Instalación y puesta en producción de la 2da. caja y activación del inventario.